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すべての事業者対象!2022年1月からデータでもらった請求書等はデータ保存が必須【電子帳簿保存法改正】

経理関係の書類は、今までは紙に打ち出して保存するのが原則でした。

しかし2022年1月からは、データでもらった書類はデータで保存しなければなりません。

個人事業者、会社を問わずすべての事業者が対象になります。

地味だけど結構面倒な「電子帳簿保存法(電子取引関係)」の改正についてお伝えします。

目次

2022年1月からデータでもらった請求書等はデータ保存が必須になる

今や請求書や領収書のPDFファイルをメールでもらったり、Amazonや楽天などネット決済の買い物をしたりすることは日常茶飯事です。

今まではデータでもらったこれらの請求書等は、プリントアウトして紙で保存するのが原則でした。

しかし2022年1月から電子取引したもの、つまりデータでもらったものはデータで保存しなければなりません。

データでも紙でも保存可、ではなく、データで保存する以外の例外は認められないということです。

逆に、2021年12月31日までにデータでもらったものをデータで保存することはできず、紙で保存しなければなりません(電子保存の承認を受けている場合を除く)。

 

電子取引とは?

電子取引とは、次のような取引をいいます(国税庁「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」より抜粋)。

電子取引の例

● 電子メールに添付された請求書や領収書のデータ(PDFファイルなど)

● インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書

● 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービス

● クレジットカードのWEB利用明細

● 交通系ICカードによる支払いデータ

● スマートフォンアプリによる決済データ など

紙を使わずネットを通じた取引が「電子取引」になります。

 

データ保存の要件3つ

国税庁から令和3年7月に発表された「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」で公表されたデータ保存の要件です。

  1. ディスプレイの備え付け
  2. データの検索ができるようにする
  3. 改ざんできないシステムの導入or事務処理規定の作成

上記のうち2と3について解説します。

データの検索ができるようにする

税務調査が来た時には調査官が簡単に検索できるようにしてね、ということです。

データ検索が可能な請求書等保存ソフトを導入していればいいのですが、小規模事業者がそこまでするのは難しいでしょう。

国税庁の資料によると、次の方法で保存すれば要件を満たすことになります。

  1. 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性(例えば日付・相手先・金額など)を持って内容を表示する。
  2. 「相手の取引先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

保存方法の画像

 

または上記1のファイル名に代えて、請求書等のデータに連番をつけてエクセルで次の検索簿を作って管理することもできます。

 

検索簿の例

出典:国税庁「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」

 

私だったらファイル名の方が管理しやすいかなと思います。

 

なお2年前(2期前)の売上高が1,000万円以下であれば、ファイル名or検索簿の要件は不要になります。

 

改ざんできないシステムの導入or事務処理規定の作成

タイムスタンプや改ざんできないシステムの導入はなかなかハードルが高いです。

そこで上記が導入できない場合は、事務処理規定を作成し備え付ければOKとされています。

事務処理規定は国税庁のサンプルがありますので、適宜変えてお作りください。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定(法人用)

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定(個人用)

 

データ保存の要件を満たさないと青色申告の取り消しに?

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」によると、電子取引制度の対象となるデータの保存要件を満たさない場合には、青色申告の承認取り消しとなる可能性がある、とあります。

ただし、このような続きがあります。

  • 青色申告を取り消すかどうかについては、違反の程度を見て青色申告することがふさわしくないかどうか検討したうえで判断する。
  • 紙に打ち出して保存していた場合、その書類はその取引があったことの直接の証拠として取り扱わないが、追加説明や資料の提出、相手先からの情報などを総合勘案して確認する。

したがって、データ保存要件が満たされなかったからといって即青色取り消しとなるわけではありません。

だからといっていい加減に保存してよい、というわけではありません。

データ保存要件が満たされていなければ、税務調査の手間が増え長引くことが考えられます。

早めに準備に取り掛かりましょう。

 

電子取引に関するデータ保存についてのまとめ

  • 2022年1月からデータでもらったものはデータ保存しなければならない(紙保存禁止)。
  • データの検索ができるようにし、事務処理規定を備え付ける必要がある。
  • データ保存の要件を満たさないと青色申告が取り消される可能性もある。

ちなみに、紙で受け取った書類は今までどおり紙で保存になります(一定の要件を満たせばスキャンしてデータ保存可)。

データ保存がめんどくさいからネット取引やめて全部紙で・・・というのは不可能でしょう。

税務調査の連絡があってから数年分まとめてデータ保存するのは大変です。

どんな取引をしたかを忘れないうちにコツコツとデータ保存していくことをおススメします。

(令和3年7月公表の国税庁「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」を基に記載しています。追加情報があればまたお知らせします。)

 

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この記事を書いた人

千代田区麹町の税理士。相続税申告、フリーランスや小規模な会社のサポート、執筆などの活動をしています。福島県会津生まれ東京都育ち。       
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