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電話が苦手なので連絡手段に使わないようにしています

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電話が苦手なのでなるべく連絡手段に使わないようにしています。

連絡は主にメールで行います。

電話が苦手な理由

電話が苦手な理由は以下の通りです。

  1. 税金のややこしい話は電話だけではなかなか伝えにくい。
  2. (当然ですが)突然鳴るのでビックリする。
  3. 電話をかけるタイミングに非常に悩む(お昼食べているかな?出かけているかな?忙しい時間かな?など考えてしまう)。
  4. 電話がかかってくるとわかると気が気でなく、他のことが手につかない。
  5. 相手が電話に出られず折り返しいただいたら今度はこちらが出られず・・・の往復がつらい。
  6. 電話だと、その場で何かしらの回答をしなければならず焦ってしまう。
  7. 何か作業をしているときに電話が来ると、中断されてしまい再開するのに時間がかかる。

こうやって列挙すると、自分にとっていかに電話が向かないかがわかります。

 

以前、確定申告の電話相談員をしたことがありますが、申告書の書き方を電話でお伝えするのはなかなか骨が折れました。

「メールだったら書類添付してわかりやすく伝えられるのにな~」と思いながら。

 

電話はいつでもどこでも話すことができるので便利かもしれませんが、自分と相手の時間が奪われてしまうので、なるべく使わないようにしています。

私がひとり税理士を選んだ理由の1つが、「電話を使わない」というスタンスで仕事をすると自分で決められることです。

電話で即答しなければならない内容はそれほど多くない

電話をいただくと、急かされているようで焦ってしまいます。

しかし、即レスが必要であるケースはそれほど多くないように思われます。

「すぐに回答がほしいからいつでも電話に出られるようにして」というせっかちな人とは仕事をしないようにしています。

 

お客様とは主にメールでやり取りしています。

メールの返信は翌日になることもありますが、それで遅いと怒られることはありません。

もちろんこちらからもすぐ返信してください、とお願いすることもありません(数日たっても返信が来ないと「いかがでしょうか?」と連絡入れることはたまにあります)。

お互い余裕を持って連絡をすることが、一番時間のムダにならないと考えています。

電話よりもメールの方が正しく情報を伝えることができる

メールであれば、自分の都合がいいときに返信することができます。

即答が難しい内容であれば、焦らずにじっくり調べ、余裕を持って返答することができます。

お互いに自分で連絡をするタイミングを決めることができれば、連絡するのにあれこれ考えないのでストレスがわきません。

 

電話では声だけしか伝える手段がありません。

聞き間違い、聞き漏れなど発生することがあるでしょう。

私は忘れっぽいところがあるので、「なんて言ってたっけ?」と不安になることがあります。

 

メールであれば文章+ファイルを添付するなど目で見てもらうようにし、情報を正確にお伝えすることができます。

文章は残るので後で再確認することもできます。

 

仕事でも遊びでも集中する時間が必要だと思っています。

その時間を電話によって妨げられるのはできるだけ避けたいので、電話をメインの連絡手段には使っていません。